Weekly Review: Rekapitulácia týždňa [Checklist]

Pravidelná týždenná rekapitulácia (reflexia) je jedna z najsilnejších, ak nie vôbec najsilnejšia time management technika a technika osobného rozvoja, ktorú poznám.

Na svojich kurzoch vždy hovorievam, že ak by človek do svojho života neaplikoval absolútne nič, okrem tejto jednej techniky, aj tak uvidí vo svojom živote významné pozitívne zmeny.

Weekly review, voľne preložiteľná ako týždenná reflexia, je koncept, ktorý pôvodne pochádza z metodiky GTD - Getting Things Done.

V zásade ide o to, pozrieť sa s odstupom na svoj uplynulý týždeň a poriadne sa zamyslieť nad tým, či prebiehal tak, ako sme chceli.

Rovnako ako dobré plánovanie, nie je to niečo, čo sa dá odbiť na 5 minút. Je to krok, ktorý ak chcete urobiť poriadne, musíte si naň vyhradiť dostatok času, kedy Vás nič nebude vyrušovať a budete mať čas nad všetkým sa zamyslieť. Zastaviť sa a určiť smer na ďalší týždeň.

Prečo robiť týždennú reflexiu

Niekto múdry raz povedal: "Človek venuje viac času plánovaniu svojej dovolenky, ako plánovaniu svojho života."

To, čo nás ľudí posúva dopredu, je schopnosť zamyslieť sa.. Nad tým, aký život žijeme, ako sa máme, či sme všetko naplánované dokončili, či sme na nič nezabudli, ako ďaleko alebo blízko sme od dosiahnutia svojich cieľov atď..

Väčšina ľudí robí niečo takéto iba 2x za rok: na Silvestra a na narodeniny. A vždý nás to aspoň trošku posunie dopredu. Aspoň na pár týždňov...

Často sa hovorí, že novoročné predsavzatia nefungujú... No, fungujú, respektíve fungujú iba chvíľu a preto ich treba robiť viac ako raz ročne. Ideálny každý týždeň.

Ak si každý týždeň vyhradíme čas na míting samých so sebou, ak sa raz za týždeň zastavíme, dostaneme obrovskú príležitosť posúvať sa dopredu.

Dve úrovne reflexie

Týždenná rekapitulácia má, alebo mala by mať, dve roviny. Ak sa chcete posúvať ďalej, ak chcete z metódy týždennej rekapitulácie vyťažiť maximum, je dôležité venovať čas obom týmto rovinám a robiť to každý týždeň rovnako a systematicky:

• Pracovná: Táto časť rekapitulácie je viac-menej očividná. Pozrite sa na uplynulý týždeň z pracovnej oblasti. Odpísali ste na všetky emaily? Dokončili ste všetko, čo ste si predsavzali? Nezabudli ste náhodou niekomu zavolať?
• Osobná: V tejto časti je podľa mňa ukrytá skutočná hodnota pravidelnej týždennej rekapitulácie. Dokončovať svoje záväzky a úlohy je samozrejme veľmi dôležité, avšak ešte dôležitejšie je cítiť sa dobre, nezažívať zbytočný stres a žiť taký život, s ktorým budeme spokojní. Zamyslite sa nad tým, či uplynulý týždeň prebehol podľa Vašich predstáv, čo ste urobili dobre, čo ste mohli spraviť lepšie, čo Vás urobilo šťastným a za čo môžete byť vďačný.

Ako robiť týždennú reflexiu

Každému vyhovuje iný spôsob a má svoju vlastnú metódu ako sa pozrieť na uplynulý týždeň. Ja osobne som si vyskúšal mnoho rôznych spôsobov, ale nakoniec mi najviac vyhovuje tento jednoduchý a systematický postup.

Každý týždeň si v nedeľu večer sadnem za pracovný stôl, dám si tzv. meeting sám so sebou a postupujem podľa týchto krokov. Nesmierne mi to pomáha upratať si myšlienky v hlave a nakopnúť sa na ďalší pracovný týždeň.

Krok 1: Pracovná reflexia

• Skontrolujte všetky digitálne a fyzické inboxy: Všetky emailové schránky, WhatsApp, SMSky, poznámky v mobile, klasickú poštu, poznámky na stole, poznámky na whiteboarde v kancelárii... Nedlžíte niekomu odpoveď? Vybavili ste všetky maily? Možno nie a možno neviete čo alebo ako by ste mali odpísať. Skúste sa však do toho zahryznúť a odpísať aspoň niečo. Zbavíte sa tak stresu z nedokončených záležitostí a budete sa cítiť lepšie.
• Skontrolujte Váš to do list: Dokončili ste všetko, čo ste chceli? Ak áno, vďaka čomu to tak bolo? Čo ste robili tak dobre, že všetko išlo ako po masle? Ak nie, čo sa stalo zle? Čo môžem nabudúce urobiť lepšie? Nedokončené úlohy preplánujte na iný deň a v ideálnom prípade ich rozbite na drobnejšie časti. Možno si hovoríte, že úlohu ste nedokončili, lebo ste na ňu nemali čas. Ale čo keby ste z nej odhryzli iba 5 minút? Dá sa to stihnúť budúci týždeň? :)
• Skontrolujte Vaše projekty: Verím, že okrem denného alebo týždenného to do listu používate aj projektové to do listy so zoznam a plánom celého projektu od začiatku po jeho uzavretie. Pozrite sa, či si úlohy v nich stále aktuálne, či ste v nich urobili nejaký progres a prípadne aktualizujte deadline, kedy bude celý projekt dokončený.
• Skontrolujte svoj kalendár: Pozrite sa na uplynulý aj budúci týždeň. Stretli ste sa so všetkými ľudmi, s ktorými ste sa stretnúť chceli? Poslali ste všetky zápisy? Dokončili ste všetky úlohy, ktoré zo stretnutia vyplynuli?

Krok 2: Osobná reflexia

• Pozrite sa na svoje ciele - kvartálne, mesačne, ročné: Posunuli ste sa k nim aspoň trošku bližšie? A opäť obligátna otázka... Ak áno, čo nám pomohlo sa k našim cieľom? Ak nie, čo nám v tom bránilo a čomu by sme sa budúci týždeň mali vyvarovať? Nezabudnite, že Vaše ciele by mali byť SMART.
• Pozrite sa na mimopracovné oblasti Vášho života: K tomuto Vám pomôže skvelá sebakoučovacia technika nazvaná Koleso života: Kariéra, Financie, Zdravie, Vzťahy, Osobný rozvoj, Vnútorná pohoda. Ako ste sa každej jednej z týchto oblastí venovali minulý týždeň a čo môžete budúci týždeň urobiť lepšie, aby ste žiadnu z oblastí dlhodobo nezanedbávali?
• Pozrite sa na svoje návyky: Ak chcete ako človek či už osobnostne alebo profesionálne rásť, jeden z najlepších nástrojov je pravidelne si "trackovať" svoje návyky. Spravte si jednoduchú tabuľku a každý deň si zaznačnte, či sa Vám podarilo úspešne svoj návyk dokončiť alebo nie. Nikdy nenechávajte políčko v tabuľke prázdne. Vždy by ste si mali zaznačiť jasné áno alebo nie.

Krok 3: Plánovanie budúceho týždňa

• Stanovte si TOP 3 úlohy na nasledujúci týždeň a vyhraďte si na ne čas v kalendári: Jasné, že počas týždňa toho všetci musíme dokončiť oveľa viac, ale čo sú tie tri najdôležitejšie veci, ktoré musíte budúci týždeň dokončiť? Koľko hodín na ne potrebujete a kedy presne na nich budete pracovať?
• Vyhraďte si čas na Vaše dlhodobé ciele: Som silným zástancom teórie, že svoj kalendár by sme mali napĺňať od najväčších úloh po najmenšie - nie naopak. Väčšina ľudí si do kalendára napíše každú drobnosť a ak tam ostane nejaká skulinka, budú sa v tej voľnej hodinke napr. učiť španielsky alebo si skočia do fitka. Skúste to naopak. Naplánujte si do kalendára to najdôležitejšie, to na čom Vám skutočne záleží a ak Vám v kalendári zostane niečo voľné, môžete robiť iné menej podstatné úlohy.
• Vyhraďte si čas na rodinu: Je to smutné, ale je to tak... V dnešnej dobe si bohužiaľ aj voľný čas musíme plánovať. V dobe, kedy mnohí z nás majú home office, je veľmi jednoduché potiahnuť pracovnú dobu kľudne do jednej do rána. Firma sa teší, tasky z to do listu ubúdajú, ale naša rodina z toho asi až taká nadšená nie je...
• Vyhraďte si čas pre seba: Rovnako ako v predchádzajúcom bode, aj tu je dôležité naplánovať si svoje aktivity priamo do kalendára. Ak si ho nenaplánujeme, naplánuje nám tam niekto iný niečo iné. Preto ak radi chodíte do fitka, máte nejaké hobby alebo len tak občas potrebujete sedieť v tichu bez obrazovky a pozerať do steny, vyhraďte si na to čas. Ja sám si tento čas čumenia do steny plánujem vždy na nedeľu večer pred týždennou rekapituláciou.
• Pozrite sa na svoj kalendár: Aké meetingy Vás čakajú? Potrebujete sa na ne nejak pripraviť? Máte k nim všetky podklady? A nedalo by sa možno namiesto hodinového meetingu proste poslať jeden štruktúrovaný email?
• Pozrite sa na svoj to do list: Koľko toho za deň realisticky zvládnete? Skúste si naplánovať každý deň podľa metódy 3-3-3. Prvé 3 hodiny: Sústredená práca - Najdôležitejšie úlohy, Druhé 3 hodiny: Urgentné úlohy s nižšou dôležitosťou, Tretie 3 hodiny: Neurgentné úlohy a doplnkové aktivity. A nezabúdajte, že menej je viac platí aj pri time managemente. Radšej dokončiť jednu fakt dôležitú vec ako 10 nepodstatných.
• Ak pracujete na viacerých projektoch, snažte sa ich počas týždna vybalansovať: Je síce fajn sa proste zahryznúť a makať celý týždeň na jednej veci, ale na druhú stranu tým naše ostatné záväzky môžu trpieť. Iba v hlave sa však tento pohľad zhora nedá dosiahnuť. Preto je dobré zobrať čistú A4ku ako napr. TickTick, kde uvidíte celý svoj týždeň ako na dlani. Keď to všetko pred sebou pekne vidíte, môžete sa veľmi dobre rozhodovať čo je dobré urobiť v pondelok, čo odložiť na stredu a čo možno netreba robiť vôbec.

Hlavná zásada: Používajte pero a papier alebo aplikáciu. Hlava na toto nestačí.

Nechávať všetky myšlienky iba v našej hlave nie je dostatočne efektívne. Edward Awh a Edward Vogel z University of Oregon prišli vo svojom výskume na to, že človek dokáže naraz udržať v hlave priemerne iba štyri myšlienky. To je veľmi málo na to, aby sme dokázali myslieť komplexne a vidieť veci v súvislostiach.

Preto na 100% vždy odporúčam rozmýšľať na papieri - nie v hlave. Ak dostanete svoje myšlienky z hlavy na papier, získate oveľa lepší prehľad, oveľa mocnejší nástroj pre svoj osobný rozvoj a produktivitu.