Email - Ako ušetriť čas

Pred napísaním tohto mailu zvážte ochranu vášho času

„Polovicu môjho pracovného času čítam e-maily, mažem e-maily a píšem e-maily, aby som mal dôkaz, že som informáciu odovzdal. Kedy mám pracovať?“, hovorí mi kamarát… Zdá sa vám to povedomé?

Tiež som prešla očistcom korporátnej kultúry a spoznala, že firemná e-mailová schránka je podivný protihráč vyžadujúci špeciálnu pozornosť a stratégiu.

Pozoruj štýl hry protihráča

Stálo za to pár dní pozorovať štýl hry mojej e-mailovej schránky. Najväčšiu aktivitu vykazovala od pondelka do štvrtka, hlavne dopoludnia. Piatok mala rezervované na ľahké pinkačky a tiež nekontrolovateľné smeče. Tie posielala väčšinou zo šéfovej adresy, okolo 15 hodiny a pripojila k nim výkričník. Ich obsah mi niekedy behal hlavou celý víkend. Ale aspoň mi nevyrazil dych v pondelok ráno.

Férové bolo, že schránka nemenila štýl hry celé týždne a mesiace. Len zľahka pridávala množstvo e-mailov. Úmerne tempu môjho tzv. kariérneho postupu. Daň za túžbu byť užitočná!

Stratégie prežitia

Invázia e-mailov ukrajovala z môjho času. Skúšala som rôzne stratégie. Čítanie len v istú hodinu. Stručné odpovede. Čiastočne pomohlo. Niektoré e-maily som nechala len tak expirovať. No stalo sa, že sa vo dverách objavil ich pisateľ aj s hrozivo zdvihnutým obočím. V tom sa počujem ako hovorím čarovnú korporátnu formulku: „mám toho veľa, pošli mi to ešte raz“.

Achillova päta

Sledovala som stále neodbytnejšiu e-mailovú schránku. Hovorím si: „Raz musí urobiť taktickú chybu. Musí mať slabé miesto.“ Stalo sa.

Jedného dňa som si na konci e-mailu všimla štandardný dovetok: Pred vytlačením tohto e-mailu prosím zvážte ekologické dôsledky a ochranu životného prostredia.

Bingo! Mám to. To, čo musím urobiť je v duchu si povedať: „Pred napísaním tohto e-mailu prosím zvážte ekologické dôsledky v časopriestore zemeplochy a ochranu vášho času. Vymeňte minimálne 1 e-mail denne za telefonát alebo osobné stretnutie.“ Vykonala som.

Výsledky? Úžasné. Na každom fronte. Osobne prednesené žiadosti mali obrovský efekt. A šetrili čas. Navyše spôsobili nárast sebavedomia, úsmevov, vplyvu a nápadov.

Zvlášť účinné sa mi zdali telefonáty, keď som potrebovala získať spoluprácu iných. Zistila som, že aj vyše 20 krátkych telefonátov mi ušetrí viac času ako jeden hromadný e-mail. Stačilo mať jasne sformulovanú hlavnú myšlienku a presvedčenie v hlase.

I keď som e-mail po osobnej komunikácii poslala, či už z formálnych alebo informačných dôvodov, písala som rýchlo, stručne a nelámala si hlavu štylistikou. Pretože nosná myšlienka už bola dávno odovzdaná.

Eko výzva pred písaním e-mailu

Zvykla som si pred písaním e-mailov položiť otázku: „Bude efektnejšie zavolať?“. A či veríte či nie, najužitočnejšie bolo volať osobám, ktorým som sa písaním chcela vlastne vyhnúť.

Záchrana sveta vraj začína tým, čo urobíte v nasledujúcich 5 minútach. Vymeníte 1 e-mail za telefonát alebo osobnú komunikáciu denne?

PS: Šetrí to čas a zvyšuje vplyv. Testované na ľuďoch.

O AUTOROVI

Anna Niemašíková

anka-gravatarCertifikovaná soft-skills trénerka. Ožíva pri témach prezentačné zručnosti, motivácia a komunikácia so zákazníkom. Necertifikovaná mama, zaspáva pri rozprávkach. Má rada šoférovanie, výlety a bežky. Verí, že sebapoznanie mení pohľad na svet, aj svet samotný. Srší energiou a chce vynájsť elixír večnej radosti a vytrvalosti.

Vyskúšajte 5-dňovú time management výzvu

Kliknite sem
Štítky: