Pomodoro technika: Ako sa lepšie sústrediť

Pomodoro technika je metóda na zlepšenie sústredenia a boj s prokrastináciou. Je založená na rozdelení práce do 25 minútových intervalov po ktorých nasleduje 5 minútová pauza. Vyvinul ju programátor a IT konzultant Francesco Cirillo v 80. rokoch. Ešte ako vysokoškolák Francesco čítal štúdiu o tom, že rozkúskovanie práce do 25 až 40 minútových blokov, nám dokáže uľahčiť prácu.

Na základe toho potom vytvoril svoj vlastný time management systém, ktorý si získal za posledné roky obrovskú popularitu.

Keď sa nám niečo nechce robiť, je to často preto, že to nie je zábavná práca. Navyše, nemôžeme sa naplno sústrediť celý deň. Vidíme pred sebou veľkú úlohu a to nás demotivuje.

Skúste však tú veľkú úlohu rozdeliť do 25 minútových úsekov. Sústrediť sa 25 minút sa dá vydržať, aj keď sa Vám fakt nechce. Ak máte problémy s prokrastináciou alebo sústredením, dôležité je začať. Uvidíte, že keď urobíte ten prvý krok, násobne sa zvýši šanca, že úlohu dokončíte.

Počuli ste už o outsourcingu? Ak vo firme nemáte čas alebo zdroje na určité úlohy alebo celý proces, vyskúšajte business process outsourcing v Keni. Moja spoločnosť Bogner & Partners so 100+ veľmi šikovnými zamestnancami Vám pomôže v plnej kvalite a za zlomok outsourcovať procesy ako práca s dátami, call centrum, finančné služby a ďalšie, aby ste sa vy mohli sústrediť na to podstatné.

História Pomodoro techniky

Prečo názov Pomodoro? Toto o vzniku Pomodoro techniku povedal jej objaviteľ, Francesco Cirillo:

"V roku 1987 som študoval na univerzite a v septembri som musel urobiť skúšku zo sociológie. Nedokázal som sa sústrediť na svoju knihu. Neustále som sa rozptyľoval. Uzavrel som sám so sebou stávku: Dokážm sa sústrediť 2 minúty bez rozptýlenia? Išiel som do kuchyne, vzal som si časovač a vrátil som sa k svojmu stolu. Časovač bol červený a mal tvar Pomodoro (po slovensky paradajka).

Navinul som ho na dve minúty a začal som čítať knihu. Keď časovač zazvonil, vyhral som stávku proti času. Prekvapený som sa začal pýtať sám seba, prečo to vyšlo? Postupne som predlžoval čas, keď som nastavil časovač. Dostal som sa na jednu hodinu, ale to bolo príliš veľa. Netrvalo dlho a uvedomil som si, že pre množstvo faktorov je ideálnou jednotkou práce 25 minút, po ktorých nasleduje 2-5 minútová prestávka."

Je Pomodoro iba časovač?

Nie. Aj keď časovač, či už vo forme appky alebo napr. kuchynského časovača, je tá najznámejšia časť Pomodoro techniky, jej skutočná sila sa skrýva niekde inde.

Možno ste už o tejto technike počuli, vyskúšali ju, a povedali ste si, že to nie je úplne pre Vás. Problém je však v tom, že väčšina ľudí vyskúša práve iba ten jeden časovač a ten sám o sebe nefunguje. Alebo aspoň nefunguje tak dobre, ako keby ste do práce aplikovali celú Pomodoro techniku.

Čo budete potrebovať:

• Úvodný to do list s časovými odhadmi jednotlivých úloh
• Časovač: Fyzický alebo vo forme aplikácie
• Eliminovať vyrušenia (zavrieť dvere, vypnúť notifikácie na mobile...)
• Predpripravenú Pomodoro šablónu
• Plán a pravidlá na to, ako budete tráviť svoje prestávky
• "Daily review" - Každodennú rekapituláciu Vášho pracovného dňa

Návod ako použiť Pomodoro techniku

1. Vyberte si úlohu, na ktorú sa chcete sústrediť

Pozrite sa na svoj to do list, a vyberte úlohu, na ktorej chcete začať pracovať. Bez ohľadu na to, ako presne znie Vaša to do list úloha, pre svoju Pomodoro session buďte čo najviac konkrétny. Nestačí povedať si "Písať diplomku" alebo "Pripraviť PowerPoint prezentáciu pre klienta". Rozdeľte si úlohy na menšie časti a povedzte presne, čo chcete nasledujúcich 25 minút dosiahnuť.

2. Nastavte časovač na 25 minút

V prípade, že používate appku na mobile alebo počítači, stači kliknúť "Start":

• Je veľmi dôležité, aby ste tento časovač mali neustále na očiach. Reálne vidieť odpočítavanie sekúnd Vám pomôže byť viac motivovaný a lepšie sa sústrediť.
• Ak sa Vám prestane chcieť, stačí pozrieť na časovač, kde uvidíte, že Vám chýba iba napr. 7 minút: a to sa dá vydržať a dotiahnuť do konca.

3. Pracujte naplno a bez vyrušení

Celá podstata Pomodoro techniky je o tom, že robíme jednu vec v jeden čas. Nič iné. Žiadne telefonáty, maily, varenie kávy alebo Instagram. Možno si myslíte, že keď vybavíte iba jeden telefonát, odbehnete za kuriérom, alebo iba rýchlo odpíšete na mail, nič sa nestane.

Bohužiaľ, stane sa... Ľudský mozog nefunguje tak, že dokáže skákať od aktivity k aktivite a vždy sa naplno sústrediť. Priemerne nám môže trvať až 7 minút kým sa do práce ponoríme. Preto, ak Vás niečo vyruší na 10 sekúnd, nevyruší Vás to iba na 10 sekúnd - vyruší Vás to na 7 minút + 10 sekúnd...

4. Dajte si krátku prestávku na 5 minút

Prestávka je tu na to, aby ste si urobili mentálny reset. Nepokračujte v práci, nerobte ani nejakú inú prácu mimo stanovenej úlohy. Radšej sa postavte zo stoličky, dajte si kávu, prejdite sa po miestnosti a nadýchajte sa čerstvého vzduchu. Počas tejto pauzy sa Vám upracú myšlienky a ďalších 25 minút bude o to efektívnejších.

5. Zopakujte a každé 4 Pomodoro si dajte väčšiu pauzu

Ak budete vedieť pracovať 4 x 25 minút a maximálne sa pri tom sústrediť, určite budete potrebovať väčšiu pauzu. Ideálne aspoň 30 minút. Počas tejto väčšej pauzy môžete robiť menej náročné úlohy ako odpísať na emaily alebo vybaviť pár telefonátov.

6. Na konci dňa si zapíšte koľko Pomodoro ste dokončili

V tomto Vám môžu pomôcť aplikácie na počítači alebo v mobile. Ak používate iný časovať, napíšte si Vaše Pomodoro skóre na čístú A4ku a pokračujte v zapísovaní celý týždeň.

Variácie Pomodoro techniky (Pravidlo 52/17)

Podľa prieskumu spoločnosti DeskTime v posledných rokoch pracujeme dlhšie a intenzívnejšie ako roky pred tým.

Nie každému vyhovuje štandardná dĺžka Pomodoro intervalu 25 minút. V závislosti od typu úlohy a Vašej schopnosti udržať koncentráciu môže byť užitočné časové intervaly predĺžiť.

Pravidlo 52/17

Možno ste niekedy počuli o time management techniky 52/17. Je to v zásade to isté, ale s inými časovými intervalmi:

• Klasická Pomodoro technika - 25 minút práca + 5 minút pauza
• Pravidlo 52/17 - 52 minút práca + 17 minút pauza

Pravidlo 90/10 alebo 112/26

Ďalšie populárne alternatívy Pomodoro techniky tlačia čas plného sústredenia ešte ďalej. 90 minút alebo 112 minút práce bez vyrušení je naozaj dosť a ak to dokážete, určite to vyskúšajte. Čím viac tzv. hlbokej práce počas dňa dokážete dosiahnuť, tým budete efektívnejší.

Rôzne typy práce vyžadujú rôzne prístupy k časovému manažmentu. Napríklad, kreatívne úlohy môžu vyžadovať dlhšie obdobia neprerušenej práce, zatiaľ čo administratívne alebo rutinné úlohy môžu prosperovať pri častejších prestávkach.

Pomodoro aplikácie na iOS/Android, PC/Mac

Existuje mnoho aplikácií navrhnutých na podporu Pomodoro techniky, ktoré ponúkajú rôzne funkcie vrátane sledovania úloh, štatistík a integrácie s inými appkami na produktivitu. Medzi tie najpopulárnejšie, ktoré si môžete nainštalovať či už na telefón alebo počítač sú:

• TickTick - Jednoznačne voľba číslo #1. TickTick je perfektná to do list aplikácia dostupná na všetkých platformách, ktorá okrem to do listu ponúka funkcie Eisnhower matrixu, budovania návykov a neposlednej rade perfektnú implementáicu Pomodoro techniky a štatistiky.
• Pomofocus - s jednoduchým rozhraním priamo v browseri a týždennými a mesačnými štatistikami
• Momentum Dash - Chrome doplnok, ktorý umožňuje prehľadné spravovanie a časovanie Vašich úloh za využitia Pomodoro techniky v každom novom tabe v Chrome
• Forest - Pre iPhone a Android s krásnym myšlienkou tzv. gamefikikácie a zasadzovania stromov
• Session - Pre užívateľov Apple zariadení s podrobnými štatistikami
• Google Stopwatch - Jednoduché ale plne funkčné stopky priamo v Googli. Stačí napísať "Google Stopwatch" do vyhľadávača, nastaviť čas, a pracovať.
• Sunsama - Môj favorit: Veľmi pokročilá a pritom jednoduchá appka na plánovanie času so zabudovanou funkcionalitou Pomodoro techniky

Často kladené otázky o Pomodoro technike

Koľko Pomodoro intervalov by som sa mal snažiť dosiahnuť každý deň?
Ideálny počet Pomodorov závisí od individuálnej kapacity a typu práce. Všeobecne sa odporúča začať s 2 až 4 Pomodoro cyklami denne a prispôsobiť podľa potreby a osobnej únavy.

Jeden Pomodoro cyklus je 25 minút x 4 intervaly = 100 minút naozaj sústredenej práce. Ak dokážete za deň dať 4 takéto intervaly, t.j. viac ako 6,5 hodiny tvrdej roboty, môžete si gratulovať. Mnoho z nás síce hovorí, že maká 14 hodín denne, lenže to je často (nie vždy) iba bezcielene mítingovanie s kolegami alebo práce pre prácu, ktorá nás nikam neposúva. Pomodoro je o tom, dosiahnuť maximum s minimom úsilia.

Ako sa nenechať vyrušovať počas Pomodoro cyklu?
Jednou z hlavných výziev pri používaní Pomodoro techniky je zvládanie nečakaných prerušení. Celá technika je vlastne o tom, aby sme sa dokázali (aspoň) 25 minút naplno sústrediť na jednu vec. Riešenie spočíva v komunikácii s kolegami a rodinou o vašom režime. Áno, viem. Ľahšie sa to povie, ako realizuje. Avšak len kvôli tomu, že to na začiatku nemusí byť úplne jednoduché, nezahadzujte prosím túto techniku. Vyskúšajte to. Za úprimný pokec s kolegami nič nedáte. Určite dokážu pomôcť aj noise-cancelling sluchátke, ktoré Vám v prípade open office kancelárii pomôžu lepšie sústrediť sa tým, že izolujú okolité ruchy.

Môže Pomodoro technika pomôcť pri ADHD?
Áno, ľudia trpiaci poruchou pozornosti ADHD (Attention Deficit, Hyperactivity Disorder) si Pomodoro techniku veľmi pochvaľujú. ADHD je komplexný problém a Pomdoro technika nie je zázračná pilulka, avšak jej základné princípy ako eliminácia rušivých vplyvov a nastavenie presného a relativného krátkeho deadlinu (25 minút), môže so sústredením výrazne pomôcť.

Môže Pomodoro technika pomôcť pri učení sa na skúšky?
Áno, mnoho študentov využíva Pomodoro techniku mimoriadne užitočnou pri štúdiu a veľmi si ju pochvaľujú. Priznajme si to, učenie nie je práve ta najzáživnejšia činnosť, ale vďaka Pomodoro sa to dá vydržať. Cieľ totiž v tomto prípade nie je "Budem sa učiť celý deň" ale "Budem sa učiť 25 minút" - a to sa dá vydržať.

Aké sú najlepšie praktiky pre prestávky medzi Pomodorami?
Dôležité je, aby prestávky boli aktívne - chôdza, strečing alebo krátke relaxačné činnosti sú ideálne na obnovu energie. Nesnažte sa pracovať počas pauzy. Pauza je tam od toho, aby mozog dostal mentálny reset. Pri cvičení vo fitku asi tiež nedáte naraz 60 opakovaní, ale 15 opakovaní v štyroch sériách - to už je realistickejšie. Rovnaký princíp platí aj pri práci a preto pauzy treba vnímať nie ako lenivosť, ale ako niečo nevyhnutné a priamu cestu k vyššej produktivite.

Ako môžem merať úspech používania Pomodoro techniky?
Meranie úspechu môže zahŕňať sledovanie počtu dokončených úloh, zlepšenie kvality práce, alebo jednoducho subjektívne vnímanie zvýšenej produktivity a lepšej práceschopnosti.

Ako zostať motivovaný pri používaní techniky Pomodoro
Klúčom k udržaniu motivácie je vidieť pozitívne výsledky, ktoré prináša pravidelné používanie techniky a meranie Vašej efektivity. Rozhodne odporúčam nastaviť si konkrétny počet Pomodoro cyklov na každý deň a potom si skutočne zapísať, koľko ste za deň dosiahli. Môžete tak pekne prehľadne vidieť, že napr. v pondelok ste dosiahli 4 Pomodora, v utorok iba 2, v stredu 6 atď... Každý deň môžete súťažiť sami so sebou a snažiť sa dosiahnuť viac.