Paretovo pravidlo 80/20: Ako ho využiť v praxi
Paretovo pravidlo alebo pravidlo 80/20 je koncept, ktorý mnohí poznajú, ale len málokto ho reálne využíva v praxi. Ak sa to naučíte, zvýšite svoju produktivitu doslova mnohonásobne.
Čo je Paretovo pravidlo
Paretovo pravidlo, tiež známe ako Pravidlo 80/20, je princíp, ktorý v 19. storočí objavil taliansky ekonóm Vilfredo Pareto: „Pri mnohých udalostiach približne 80 % následkov pochádza z 20 % príčin“.
Pôvodne Pareto hovoril o pôde. Zistil, že 80% pôdy v Taliansku vlastní iba 20% ľudí. Dnes však tento princíp platí univerzálne:
Príklady Paretovho pravidla v praxi
- 20% zákazníkov tvorí 80% zisku firmy: Ak do reštaurácie príde na obed 10 ľudí, osmi z nich si dajú menučko za 7 EUR. Ale dvaja si objednajú steak, zopár drinkov a dezert a vo finále zarobia reštaurácii oveľa viac.
- 20% produktov v obchode tvorí 80% predaja: Každý obchod má svoje bestsellery. Niečo sa predáva viac, niečo horšie. Fascinujúce ale je, že ten najpredávanejší produkt môže zarábať toľko, ako X ďalších produktov dohromady.
- 20% času využitého na štúdium prinesie 80% znalostí: Schválne, koľko si toho pamätáte zo školy a koľko z toho reálne používate v každodennom živote? Myslím, že tu by sme možno mohli hovoriť dokonca o pomere 90/10 alebo ešte vyššom.
- Vďaka 20% slovám v cudzom jazyku zvládnete 80% konverzácií: Ak sa budete chcieť naučiť cudzí jazyk, bude vám stačiť zlomok slov. Nemusíte poznať všetky. Na bežnú komunikáciu v angličtine vám podľa Sira Isaaca Pitmana bude stačiť iba zhruba 700 slov, čiže dokonca menej ako 1 percento celého jazyka.
- 20% úloh v práci tvorí 80% produktivity: Predstavte si, že prevádzkujete menší eshop. Je toho nesmierne veľa, čo počas dňa môžete za deň robiť: komunikovať s dodávateľmi, pracovať s cenou, odpisovať zákazníkom, pridávať obsah na sociálne siete atď. Niečo z toho je skoro prokrastinácia, a niečo Vás biznis skutočne nakopne a posunie dopredu.
- 20% problémov spôsobuje 80% stresu: Každý z nás má asi v živote kopec stresu. Z práce, kvôli peniazom, vzťahom, zdraviu... Avšak len malinké percento z toho všetkého skutočne najviac vplýva na našu náladu a duševnú pohodu. Ak sa chceme stresu zbaviť, musíme riešiť to, čo "bolí" najviac.
Inými slovami... Ak robíte 10 vecí:
- 8 z nich nebude fungovať (nebude mať prakticky žiadny efekt)
- 2 z nich budú mať vyšší efekt, ako všetkých zvyšných 8 dohromady
Kľúčová otázka je, ako tie dve veci odhaliť a venovať im ešte viac energie pre ešte lepšie výsledky.
„Veci, na ktorých najviac záleží, nesmú byť nikdy vydané na milosť veciam, na ktorých záleží najmenej.“
– Richard Koch, autor knihy Princíp 80:20
Paretovo pravidlo a náš time management
Práve toto je časť, s ktorou väčšina bežných ľudí bojuje. Možno ste počuli príbehy, ako Paretovo pravidlo 80/20 využíva Microsoft. Možno viete, ako 20% športovcov vyhráva 80% šampionátov. Ale čo z toho vyplýva pre nás?
Pozrime sa najprv na náš pracovný život.
V prvom rade treba uveriť a naozaj pochopiť, že Paretovo pravidlo 80/20 platí všade. Na základe tohto uvedomenia, môžeme začať konať.
Ak platí, že 80 % výsledkov, ovplyvňuje 20 % príčin, znamená to, že 80 % nášho času trávime neefektívne.
Pracovný deň má 8 hodín. 20 % z 8 hodín je 1,5 hodiny. Ak platí Paretovo pravidlo, za túto 1,5 hodinu vygenerujeme viac výsledkov, ako za celých zvyšných 6,5 hodiny.
Alebo inými slovami, počas pracovného mesiaca (20 dní) o produktivite daného mesiaca rozhoduje iba 3,5 dňa.
Jeden a pol hodinu fakt makáte a zvyšok sú pravdepodobne iba (nepodstatné) meetingy, obed, pauzy alebo nedôležité maily a C-éčkové priority...
Oukej, keď toto vieme, čo s tým ďalej?
Ako uviesť Paretovo pravidlo do praxe
Predstavte si, že máte pred sebou projekt, ktorý si vyžaduje mesiac práce.
Schválne, kedy na ňom pravdepodobne budete najviac pracovať? Žeby posledný víkend? Teraz sa nechcem baviť o prokrastinácii. Na začiatku dlhodobého projektu človek prirodzene práve najproduktívnejší, pretože zvažuje všetky možné postupy, plánuje, rozmýšľa nad tým, čo všetko by mohol urobiť a čo všetko by bolo fajn.
Ale na konci, pár dní pred deadlineom, sa musíme stále viac a viac sústrediť na to podstatné. Na kľúčových 20 %. Predstavte si, že by ste takú vysokú produktivitu, akú máte počas posledných dní, mali počas celého trvania projektu...
Prečo je vaša produktivita tesne pred blížiacim sa deadlineom taká vysoká? Je to jednoducho preto, že človek eliminuje všetky možné vyrušenia a robí len to podstatné. Len to dôležité. Kľúčových 20 percent úloh, ktoré prinesú 80 percent výsledkov. Paretovo pravidlo v praxi.
Áno, je síce pravda, že deadline nám pomôže dokopať sa do práce. Vieme, že keby sme ho nesplnili, bolo by zle. Lenže keby sme sa do práce dokopali a namiesto reálnej roboty kontrolovali maily alebo nastavovali farby v PowerPoint prezentácii, nedosiahli by sme nič. Robili by sme tých 80 % nepodstatných úloh, ktoré prinesú iba 20 % výsledkov.
Identifikujte 20 % činností, ktoré prinášajú výsledky
Identifikovať a potom urobiť kľúčových 20 % činností, ktoré prinesú 80 % výsledkov. Začnite tým, že podrobne zanalyzujete všetko, čo počas dňa robíte. Dívajte sa na to, ktoré úlohy prinášajú výsledky a ktoré sú vo vašom to do liste len akoby do počtu.
"Rozdiel medzi úspešnými a veľmi úspešnými ľuďmi je ten, že veľmi úspešní ľudia hovoria Nie takmer na všetko." – Warren Buffet
Tento výrok je proste pravdivý. Nemôžeme si nájsť časť na dôležité úlohy popri tých nepodstatných administratívnych. Tak to proste nefunguje. Nedá sa začať deň tým, že budeme kontrolovať maily a vybavovať telefonáty. Treba robiť to, čo sme si deň predtým naplánovali.
Tým, že začnete svoj deň prácou na vašich skutočných prioritách, mnohonásobne zvýšite svoju produktivitu.
Robte to, čo prináša výsledky. Opakovane.
Opakovanie je nielen matkou múdrosti, ale aj matkou úspechu:
- Ak podnikáte, a odhalíte ktorý produkt, ktorý typ klientov, aká reklama Vám prináša výsledky, opakujte ju do "zblbnutia".
- Ak športujete, a nájdete si ideálny tréning na základe ktorého naberáte svaly, opakujte ho. Negooglite najnovšie crossfity. Viete, čo funguje, tak to robte.
- Ak máte vlastný time management systém, ktorý vám funguje, využívajte ho. Nesťahujte si najnovšiu appku, len preto, že vám niekto povedal, že je fajn.
Odstráňte vyrušenia
Ak chce byť človek úspešný, musí robiť to, čo funguje. A čo je možno ešte dôležitejšie, nerobiť to, čo nefunguje.
Vyrušenia však nemusia znamenať iba očividne neproduktívne činnosti ako napríklad scrollovanie sociálnych sietí, pitie kávy alebo upratovanie kancelárie. Robiť nepodstatné aktivity ako napr. pol hodinu nastavovať písmo je možno ešte rizikovejšie, pretože je to vlastne prokrastinácia ktorá sa skrýva za prácu.
Paretovo pravidlo hovorí, že je možné s minimálnym úsilím dosiahnuť maximálny efekt. Toto je fakt. Je však na nás, ako s ním naložíme...