Recenzia knihy: GTD - Getting Things Done
Kniha Getting Things Done (v češtine Mít Vše Hotovo) vyšla v roku 2001 a okamžite sa stala bestsellerom. David Allen sa stal celebritou a získal označenie „jeden z najvplyvnejších mysliteľov v oblasti produktivity“, „Henry Ford digitálneho veku“. O metóde písali prestižne časopisy, napr. Time, Wired, The Guardian, BusinessWeek, CNN Money apod.
Allen svoj systém organizácie práce vypracoval v priebehu 20 rokov koučovania v prestižnych firmách a dodnes učí v společnostiach ako Sony, Lockheed Martin, Microsoft, US NAVY, Světová banka, Oracle a dalšie.
Hlavný dôvod úspechu GTD je ucelenosť celého systému. Nie je to len pekná filozofia alebo pár dobrých nápadov, tak ako v prípade tradičných time management škôl. GTD je kompletný „jízdní řád“, podľa ktorého môže človek fungovať.
Na začiatku knihy David Allen hovorí o tom, prečo vlastne potrebujeme nové nástroje time management-u a čo to vlastne time management je. Veľmi zaujímavá je Allenova teória je o prepojení stresu a (ne)správneho time managementu.
Hovorí, že pokiaľ nemáme „čistú hlavu“, nemôžeme sa plne sústrediť na našu prácu v daný moment, a preto podávame horšie výsledky, čo celkovú hladinu stresu ešte zvyšuje. Allen svoj systém sám označuje ako „action management“, pretože jediné čo môžeme skutočne manažovať je naše konanie v čase, nie čas samotný.
GTD v praxi
Podľa Davida Allena sú primárnym dôvodom stresu tzv. nedokončené úlohy (open loops). Čím viac tých otvorených úloh v hlave máme, tým vyššia je naša hladina stresu a tým horšie sa cítime. Otvorená úloha môže byť čokoľvek od jednoduchého „objednať sa k zubárovi“, cez „navrhnúť marketingovú stratégiu na rok 2009“ až po obrovské úlohy typu „zariadiť svetový mier“.
Kľúčom k vysokej produktivite je teda dostať 100 % úloh z hlavy von. Vyčistiť a oslobodiť si myseľ. Tá sa nám vraj potom odvďačí tak, že keď budeme pracovať na dôležitom projekte, budeme maximálne sústredení.
David Allen nazýva veci na ktoré myslíme slovíčkom „stuff“, čo by sa dalo jednoducho preložiť ako veci. Prvý krok je teda dostať všetky „veci“ na papier...
5 krokov k zvládaniu práce
- Collect / Pozbieraj
- Process / Zpracuj
- Organize / Zorganizuj
- Review / Preskúmaj
- Do / Urob
Pozbieraj
V prvom rade teda musíme nájsť a pozbierať všetko, skutočne 100 % vecí, ku ktorým cítime nejaký záväzok. Napríklad, ak v poličke uvidíme knihu, ktorú sme si kúpili pred dvoma rokmi a stále nedočítali (neuzavreli sme kruh), patrí do tejto kategórie.
Človek môže využiť niekoľko spôsobov ako „naplniť kôš“. Allen navrhuje zobrať klasickú veľkú krabicu, prejsť sa po byte alebo kancelárii, a hodiť do nej čokoľvek, s čím proste „nie sme hotoví“. Rovnako dobré je použiť diár, či už papierový alebo elektornický, a všetko si doň zapísať. Diktafón, e-mail, čokoľvek...
David Allen hovorí, že človek by mal mať toľko „zberných nádob“ koľko potrebuje a súčasne tak málo, ako sa len dá.
Zpracuj
Jednou z kľúčových myšlienok GTD je, že v jednu chvílu pracujeme len na jednej veci. Jedna vec, jedna úloha a nič viac. Teraz, keď máme všetky veci uložené na jednom mieste, je na čase ich zpracovať.
Otázka, ktorú si treba položit je: „Môžem na tomto nejak pracovať?“ Allen používa otázku „Is this actionable?“ čo je asi výstižnejšie, avšak nenapadá ma vhodný slovenský preklad. Táto otázka môže na prvé počutie znieť zvláštne avšak hodnotu získava napríklad pri takej veci, ako je čítanie emailov.
V dnešnej dobe, priemerne vyťaženému managerovi príde vyše 100 mailov za deň. Človek si nemôže dovoliť venovať každej správe viac času ako je absolútne nutné. Takže... Podľa čoho sa rozhoduje? Mohli prísť napríklad len dva maily. Jeden je z oddelenia HR, ktorý informuje o tom, že bla-bla sa zmenilo na bla-bla a bude mať dopad na smernice o bla-bla. „Môžem na tomto nejak pracovať?“ Nie. Nie je nič, čo by manager s takouto informáciou mohol alebo musel urobiť. Snád okrem toho, že stlačí tlačítko Delete.
Na druhú stranu email od klienta, ktorý nás informuje o zmene termínu schôdzky, od nás akciu vyžaduje. Musíme klientovi zavolať alebo napísať a nový termín potvrdiť.
Ďalšia dobrá otázka je: „Zaberie mi to menej ako 2 minúty?“ Ak áno, Allen navrhuje urobiť to hneď. Ak nie, uložiť úlohu do špeciálnej zložky. Životne dôležité pre fungovanie GTD je žiadnu vec nevracať späť do pôvodnej „nádoby úloh“. Čokoľvek, čo z nádoby vyberiem, buď zahodím, urobím hneď alebo založím do špeciálnej zložky.
Zorganizuj
V tretej fázi navrhuje Allen uložiť úlohu do jednej z piatich zložiek. Môžu to byť tzv.:
- Ďalšie kroky
- akákoľvek fyzicky realizovateľná akcia vedúca k výsledku
- Čakám na
- veci delegované na niekoho iného
- Projekty
- niečo, čo vyžaduje viac ako jeden krok
- Niekedy/Možno
- činnosti typu „pozrieť si v kine nový film“, ktoré by bolo fajn urobiť, ale nie sú urgentné
- Kalendár
- úlohy a schôdzky ku ktorým sa viaže nejaký konkrétny čas
Preskúmaj
Každý týždeň sa musíme do našich zoznamov úloh a zoznamov zoznamov pozrieť a preskúmať ich. Treba tak robiť pravidelne - ideálne raz týždenne.
Urob
V tomto bode vstupuje do hry niečo, čo by sa dalo nazvať stanovovaním priorít. Allen na to ale ide z úplne iného hladiska a nepoužíva metódu ABC ani nič podobné. Namiesto toho navrhuje oštítkovať jednotlivé úlohy podľa:
- Kontextu
- Musíme byť v čase plnenia úlohy on-line, v aute, telefonovať, mailovať?
- Času, ktorý nám úloha zabere
- Je to na 10 minút alebo 3 hodiny?
- Energie, ktorú nám úloha vezme
- Je to jednoduchá alebo náročná úloha?
- Priority
- Aká je vaša intuícia? Je to skutočne dôležité?
Čo mi kniha dala
Na svoj Mac a telefón som si nainštaloval aplikáciu podporujúcu pridávanie poznámok a úloh vo formáte GTD. Skúšam tak pracovať už takmer dva roky. Moja produktivita skutočne narástla. Cítim sa veľmi dobre, keď môžem nejakú úlohu alebo projekt odškrtnúť ako hotovú.
Určite odporúčam český prehľad knihy „Mít vše hotovo“.
ISBN Info
Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
# Paperback: 267 pages
# Publisher: Penguin (Non-Classics) (December 31, 2002)
# Language: English
# ISBN-10: 0142000280
# ISBN-13: 978-0142000281