Ako si naplánovať deň: Praktické tipy [2024]

Často sa stáva, že makáme celý deň od rána do večera, a večer s pocitom totálneho vyčerpania padáme na gauč. A niekedy nám možno pri tom napadne otázka: "A čo som vlastne celý deň robil?"

Kvantita neznamená kvalita. Pracovať veľa neznamená pracovať dobre.

Dnes je moderné chváliť sa tým, ako človek maká 15 hodín denne, lenže človek by mal v prvom rade dosahovať výsledky, nie počítať koľko hodín strávi v práci.

Ako si teda naplánovať deň čo najlepšie? Takto:

V prvom rade je dôležité začať plánovať deň už večer

Sadnite si večer na chvíľku za pracovný stôl a kľudne na obyčajnú A4-ku si napíšte zoznam vecí, ktoré chcete zajtra urobiť.

Úlohy si píšte celou vetou a vždy ich začínajte slovesom. Ak ste živnostník alebo podnikateľ v menšej či strednej firme, váš plán by mohol vyzerať napríklad takto...

Dobré napísané úlohy:

• Poslať email Jane ohľadne aktualizácie na projekte XY
• Aktualizovať cenník na webovej stránke
• Zavolať klientovi XY
• Pripraviť všetky podklady pre účtovníka
• Nájsť a osloviť troch grafikov so žiadosťou o nadizajnovanie nového loga

Je dosť možné, že po piatich minútach budete mať zapísaný celý papier. Bohužiaľ, nemôžeme stihnúť všetko a preto sa pokúste naozaj na váš deň pozrieť realisticky…

Pripíšte si ku každej jednej úlohe časový odhad

Koľko si myslíte, že vám to bude trvať? Koľko bude trvať vytvoriť prezentáciu do práce, vybaviť všetky maily alebo zúčastniť sa všetkých stretnutí? Hovorí sa, že ak človek plánuje je optimista, a preto by si každý plán mal rovno vynásobiť dvoma. Je to síce iba vtip, ale niečo na tom bude. Asi každý, kto si niekedy snažil naplánovať svoj deň zistil, že tento plán sa môže rozbiť už v prvých hodinách.

Stačí, že sa pretiahne nejaký míting, k svojej práci nedostanete podklady včas alebo sa vám jednoducho nedarí rozlúsknuť nejaký pracovný problém.

Mnoho ľudí vtedy nadobudne presvedčenie, ža plánovať deň je zbytočné, pretože realita nakoniec aj tak bude úplne iná.

Plánovanie je proces

A treba sa to naučiť...  Váš prvý denný plán určite nebude dokonalý. Ale ak vám pravidelne ranné vybavovanie mailov trvá 40 minút namiesto plánovaných 20, jednoducho si pri najbližšej príležitosti treba naplánovať 40 minút. Radšej nech máte časovú rezervu ako by ste mali byť pod tlakom… Občas sa mi na mojich time management školeniach stáva, že na túto radu ľudia zareagujú nasledujúcim spôsobom: "Ale 40 minút na ranné maily je strašne veľa."

Možno áno, možno nie. Každopádne je to realita. Dvadsať minút by určite znelo lepšie, ale pri plánovaní sa logicky treba správať realisticky a nie tým, čo by dobre vyzeralo alebo čo by sme si želali.

Napriet moderných technológiám, plánovať deň v diári môže byť stále tá najlepšia voľba

Spočítajte všetky časy

V tomto momente máte pred sebou zoznam úloh s časovými odhadmi. Koľko vám vyšlo? 12 hodín? No tak to logicky za 8 hodinový pracovný deň určite nestihnete.

Obzvlášť, ak na svoju reálnu prácu má človek za deň maximálne 4-5 hodín. Zvyšok času zaberú mítingy, obed, každodenná rutina a operatíva a nemalú porciu času Vám určite ukradnú aj takzvaní zlodeji času.

Preto teraz prichádza veľmi dôležitý bod...

Stanovte si priority.

Rozhodnite sa, čo je najdôležitejšie. Pozrite sa na svoj zoznam úloh a vyberte si jednu kľúčovú vec, ktorá zajtra musí byť hotová. Zakrúžkujte si ju, nakreslite si k nej vedľa nej obrovský výkričník, prepíšte si ju na žltý prilepovací papierik a prilepte na monitor - to je jedno.

Uvedomte si ale, že toto je tá úloha, ktorá musí byť zajtra hotová. Čiže…

Čím zajtra v práci začnete? Čo urobíte ako prvé? Viac ako 90% ľudí ráno v práci začína kliknutím na Outlook a kontrolou mailov.

A už to začína…

Ten chce to, druhý zase tamto. Reagujeme na požiadavky ostatných. Nevenujeme čas tomu, čo je dôležité, ale riešime proste všetky požiadavky rad za radom. Často celé dopoludnie trávime vo svojej mailovej schránke alebo na telefonátoch. Riešime priority druhých ľudí namiesto toho, aby sme pracovali na tých svojich.

Potom nám vyhladne, príde obed, poobede sa stane niečo neočakávane a na našu kľúčovú prioritu akosi neostane čas.

Je vám tento scenár povedomý? A čo myslíte, je takýto spôsob práce efektívny? No samozrejme, že nie. Ak sme večer strávili plánovaním a vyberaním jednej hlavnej priority, musíme na nej začať pracovať hneď ráno. Nie na mailoch. Nie na drobných problémoch iných ľudí. Verte mi, keď bude niečo skutočne urgentné, zavolajú vám. Keď horí, tak sa telefonuje, neposielajú sa emaily.

Venujte aspoň prvých 45 minút v práci vašej kľúčovej priorite. Venujte ju sebe, svojmu projektu, tomu, čo ste si vy naplánovali. Maily nechajte na neskôr. Naučte sa hovoriť nie, pretože len tak môžete byť skutočne produktívny a úspešní. Vyskúšajte to a verte mi, že sa začnú diať zázraky.