Prečo musíte na emaily odpovedať okamžite

Tento výskum mení všetko… V minulosti som hovoril, že stačí, ak otvárate email iba 2-3x denne. Neustále vyrušovanie správami a notifikáciami je predsa jeden z najväčších nepriateľov produktivity, či? Ale najnovší výskum Harvard Business Review ma vyviedol z omylu. Zistil som, že sabotujem sám seba. 60-násobne.

Čo vlastne znamená emailová produktivita. Či chceme alebo nie, v dnešnom svete je produktivita meraná stavom bankové účtu. Nie počtom prečítaných emailov alebo pocitom z dobre vykonanej práce.

Ak pracujete v obchodnej firme, mali by ste zbystriť pozornosť

hbr2„Tieto výsledky sú šokujúce, keď si uvedomíme, ako rýchlo online obchodné príležitosti chladnú.

Tento fenomén sme testovali v štúdii, ktorá zahŕňala 1,250,000 obchodných prípadov z 29 B2C (Business-To-Customer) a 13 B2B (Business-To-Business) firiem v USA.

Firmy, ktoré sa snažili potenciálnemu zákazníkovi odpovedať do hodiny, boli takmer 7-násobne úspešnejšie pri prezentácií ako tie, ktoré zákazníka kontaktovali čo i len o hodinu neskôr a viac ako 60-krát úspešnejšie ako tie, ktoré čakali viac ako 24 hodín.“ (Zdroj: Harvard Business Review)

A čo z toho vyplýva

Je to jednoduché… Ak na zákazníkov email odpoviete do hodiny, extrémne tak zvýšite šancu, že s ním uzavriete obchod. Výskum sa týkal síce iba obchodných firiem, ale myslím, že podobné pravidlá a štatistika bude platiť aj iných oblastiach života.

Doba je proste rýchla a kým kedysi stačilo odpovedať na druhý deň, dnes je aj viac ako jedna hodina príliš veľa…

Pravdepodobne si teraz myslíte: „Aha, takže od teraz musím sedieť od rána do večera pri emaili.“ Na prvý pohľad to tak vyzerá, ale nebojte sa. Našťastie žijeme v 21. storočí a obrovskú časť práce za nás vedia urobiť technológie. Alebo virtuálne asistentky a asistenti.

Zamyslite sa nad tým, koľko typov emailov denne dostávate. Nehovorím o celkovom počte emailov, ktorý môže byť kľudne v stovkách, ale o type emailov. Nech už pracujete v akejkoľvek oblasti, nemyslím si, že by ich bolo viac ako desať.

Tak prečo stále dookola robíte tú istú prácu? „Dobrý deň pán XY, ďakujem Vám za Váš email. Sme veľmi radi, že ste sa nás rozhodli kontaktovať, bla-bla-bla…“

yeswareVytvorte si na Vaše emaily šablóny. Obetujte teraz pár minút svojho času, pripravte si odpovede na všetky možné typy emailov dopredu a ušetrite stovky hodín neskôr.

Vďaka dobre pripraveným šablónam Vám nebude trvať napísať email 10 minút, ale pár sekúnd.

Bonusový tip: Používate Gmail a chcete vedieť, kedy presne Váš zákazník email otvoril?. Nainštalujte si bezplatný plugin Yesware. Vďaka nemu budete presne vidieť, kto kedy otvoril Váš email, koľkokrát, kedy klikol na odkaz a to všetko pekne v prehľadnej tabuľke. Navyše si priamo v tejto aplikácie môžete vytvoriť šablóny emailov (templates) a tým ušetriť ešte viac času a zvýšiť efektivitu Vašich emailov.

Vyskúšajte 5-dňovú time management výzvu

Kliknite sem