Bez to do list-u ani na krok
Existuje jedna úžasná vec, ktorú využíva každá time management škola na svete - to do list. Prečo si písať to do list a ako ho používať čo najefektívnejšie?
To do list, zoznam úloh, je jednoducho kus papiera alebo aplikácia kam pod seba napíšete úlohy, ktoré v daný deň chcete vykonať.
Určite ste si už niekedy jednoduchý to do list vytvorili. Napríklad, keď ste v práci pripravovali prezentáciu, robili zoznam čo treba kúpiť alebo ste si len chceli utriediť myšlienky. Keď ste určitú úlohu splnili, odfajkli ste to a užívali si ten skvelý pocit "Mám to hotové."
Nie je to síce žiadna veda, ale naozaj poznáte všetky techniky, ako z to do listu vyžmýkať maximum?
Prečo si písať to do list?
Produktivita ľudí je priamo úmerná stupňu našej organizovanosti. Inými slovami, čim precíznejšie plánujete, tým rýchlejšie a efektívnejšie splníte svoje ciele. Je to logické, každý to vie, ale napriek tomu to takmer nikto nerobí.
Výskumy ukázali, že priemerne vyťažený človek v hlave nosí 200+ vecí, ktoré chce urobiť. Keď musíme myslieť na veľa vecí naraz, sme vystresovaní a nervózni, čoho výsledkom je veľmi nízka produktivita.
Znížená produktivita nám spôsobuje ešte viac stresu a stres zase spätne negatívne ovplyvňuje našu produktivitu. Začarovaný kruh? Vôbec nie...
Všetko z hlavy na papier
V bode, keď nás chaos totálne ovládne a "nevieme, kde nám hlava stojí" sa väčšina ľudí rozhodne vyraziť do papiernictva a kúpiť si diár alebo poznámkový blok. Zaplatia pár stoviek, prídu domov a rozhodnú sa naplánovať si svoj deň.
Ak patríte medzi týchto ľudí, váš to do list možno vyzerá nejak takto: Upratať izbu, Objednať internet, Zavolať zubárovi, Naplánovať oslavu, Kúpiť vianočné darčeky atď. Áno, takto nejak vyzerá to do list väčšiny ľudí. A to je chyba... V čom je problém?
Čo presne je to do list
Hlavnou myšlienkou to do listu je, že naše úlohy, resp. akcie musia byť dopredu jasné, viditeľné, vykonateľné a vedú nás k cieľu. Nesmie sa tam objaviť samotný cieľ.
Je rozdieľ či vaša úloha znie "Dokončiť diplomku" alebo "Napísať dve A4-ky do mojej diplomky."
Dobrý to do list obsahuje len tie úlohy, ktoré sú:
a) jednoznačne definované,
b) vykonateľné,
c) majú viditeľný (merateľný) efekt,
d) vedú nás k cieľu.
Ako z to do listu vyžmýkať maximum?
- Pravidelnosť. Napíšte si to do list každý deň. Je jedno, či večer pred spaním alebo ráno pri káve. Urobte tak aspoň 21 dní v rade za sebou. Po troch týždňoch výrazne pocítite nárast pohody, zníženie stresu a pravdepodobne dvoj- až trojnásobný nárast produktivity.
- Priority. Niečo je dôležité viac, niečo menej. Použite napríklad techniku ABC. Oznámkujte si týmto spôsobom všetky akcie vo svojom to do list-e:
- "A" sú tie najdôležitejšie úlohy, ktoré majú najväčší pozitívny dopad na vašu kariéru, na váš život.
- "B" sú o niečo menej dôležité veci...
- No a nakoniec "C". Tie môžete hneď vyškrtnúť. Nemalo by zmysel sa nimi zaoberať.
- Aktuálnosť. Všetci dobre vieme, že v dnešnej dobe skoro nie je možné plánovať ani na pár hodín dopredu. Príde nový email, na dvere nám zaklope šéf a zrazu sú denné priority totálne otočené. Nechajte si vo svojom to do list-e miesto na nečakané veci. Nebojte sa kedykoľvek meniť priority a hlavne noste svoj to do list neustále zo sebou.
Domáca úloha
Sme na konci článku. Nechcem, aby ste si teraz povedali: "Hmm... To bol zaujímavý článok.", ale aby mal skutočne pozitívny efekt na vaše návyky, aby sa zvýšila vaša produktivita a zlepšil time management.
Takže si dovolím zadať vám domácu úlohu.
- Podľa inštrukcií z tohoto článku si tri dni po sebe napíšte svoj vlastný to do list.
- Vykonajte čo najviac úloh, ktoré ste si zapísali.
- Napíšte mi prosím vaše výsledky do komentára. Som zvedavý hlavne na pomer dokončených a zapísaných úloh. Zvýšilo sa nejak toto číslo za tri dni? Verím, že áno.